Comment être super-organisé(e) ?

Pour être bien dans ses pompes au travail, la vie professionnelle doit s’articuler avec la vie personnelle pour en faire un bazar le plus harmonieux possible 🙂

Comment faire, pour que son activité professionnelle n’empiète pas trop sur sa vie perso ?

>>>Être bien organisé(e) au travail, pardi !

J’ai l’honneur et le bonheur de pouvoir poser des questions sur le sujet à Anne-Sophie Levesque-Brianceau, journaliste et auteure de Mon cahier Super organisée, paru chez Solar.

Anne-Sophie est une « slasheuse » : elle cumule les casquettes professionnelles, pour varier les plaisirs. Peut-être que son quotidien vous inspirera ?

Qui êtes-vous, Anne-Sophie ??

Journaliste depuis plus de 10 ans pour les pages « vie pratique » de magazines féminins ou grand public, et auteure du livre « Mon Cahier Super Organisée » aux éditions Solar, j’ai en fait deux journées de travail en une.

De 7h à 15h, j’occupe un travail « classique » en entreprise (CDI / 35h) qui consiste à réaliser des revues de presse et des newsletters d’actualité pour les services communication et marketing de grandes entreprises.

Puis à l’heure du goûter, je switche et je reprends ma casquette de journaliste, rédactrice et/ou auteure freelance. Ces horaires décalés, couplés à trois jours de télétravail par semaine accordés par mon employeur principal m’ont permis de trouver un certain équilibre et de connaître les contraintes (et les joies !) de la vie de freelance et celles de la vie en entreprise.

Mais tout ça demande une bonne dose d’organisation et comme beaucoup d’entre nous, j’ai dû lutter contre une fâcheuse tendance à procrastiner et à m’éparpiller, qui me freinait parfois dans mon élan.

Pour cela, je me suis intéressée aux différentes méthodes d’organisation qui existaient (sujet passionnant !), avec une préférence pour les conseils simples et pragmatiques « à l’américaine » qui facilitent la vie, sans se rajouter des contraintes en plus. Et je les ai compilées, avec d’autres petites astuces et conseils dans « Mon Cahier Super Organisée ».

Comment doit-on planifier son activité au boulot, pour pouvoir tout faire ?

La meilleure façon de bien s’organiser ? Cadrer ses to do list !

Une bonne to do list est une to do list courte et priorisée : c’est la méthode Ivy Lee.

L’idée ?

 Le soir, avant de partir du boulot : on note les 6 tâches les plus importantes à accomplir le lendemain matin. 6 grand max, sinon, on s’éparpille et on sera vite découragé de ne pas arriver au bout !

2e étape (très importante) on priorise ces tâches par ordre d’importance (en essayant de rester objectif !).

 3e étape : le lendemain matin en arrivant au boulot, on s’attelle à la première tâche (par ordre d’importance) de la liste et on s’y met (et sur rien d’autre) jusqu’à ce qu’elle soit terminée et ainsi de suite pour les autres tâches de la liste.

Il en reste une à la fin de la journée ? On la reporte sur la prochaine to do list (en veillant à ce qu’il n’y ait toujours que 6 tâches max)

Le bonus ? Arriver en plus estimer le temps passé sur chaque tâche pour pouvoir « minuter » sa to do list.

Que faire des imprévus et des priorités qui nous sont imposées ?

On ne peut pas forcément empêcher les collègues ou notre boss de venir nous interrompre à tout bout de champ dans l’open space mais on peut essayer de commencer par mieux gérer les sollicitations par mail.

Le must ? Arriver à ne consulter sa boite mail qu’à des horaires précis (exemple à 8h, midi, 16 et 18h), si son travail le permet.

Il existe même des solutions qui permettent de mettre en pause sa boite mail, comme Inboxpause par exemple : parfait quand on doit se concentrer sur une tâche et qu’on ne veut pas être interrompu ou quand on veut vraiment déconnecter après le boulot.

Quels sont les pièges à éviter dans la journée, pour rester maître du temps ?

Procrastination et déconcentration sont les ennemis de l’organisation. Le meilleur conseil serait de toujours se débarrasser de la corvée la plus pénible en premier.

Une fois la tâche la plus importante et/ou la plus rébarbative accomplie, il sera plus facile d’être plus souple et de répondre à d’autres sollicitations.

Si le problème c’est qu’on repousse sans fin le moment de s’y mettre : on tente la méthode des petits pas : décortiquer une grande tâche en plein de petites tâches à accomplir afin de ne plus s’en faire une montagne.

Si vous n’aviez qu’un seul conseil, pour rester organisé au bureau ?

Testez la méthode Pomodoro !

C’est ludique et diablement efficace pour être plus productif.

L’idée : 25 minutes de travail hyper concentré (portable en mode avion, téléphone fixe sur répondeur, boite mail fermée…) puis 5 minutes de pause où tout est permis, puis de nouveau 25 minutes de travail intensif et 5 minutes de pause libératrice.

Au bout du 3e pomodoro : on se fait une vraie pause de 20 minutes : idéal pour rester concentrée, ne pas s’éparpiller et avancer plus rapidement sur un projet.

Parlez-nous de votre livre

« Mon Cahier Super Organisée » est un livre pratique, au format cahier ludique, truffé d’astuces pragmatiques pour une organisation au top.

Au programme :

– Des méthodes anti-procrastination, éparpillement, phobie des contraintes, surbooking, pour enfin mettre K.O. la désorganisation, avec le bullet journal, le self-journal, le mind-mapping, le Pomodoro… To-do list power !

Des rituels soir et matin pour réussir une journée optimale : rituel morning ou rituel du soir, l’idée c’est de profiter, l’esprit tranquille, d’un sommeil apaisé ou d’une journée boostée.

– Les astuces pour optimiser son efficacité au bureau, sur les réseaux sociaux (pour poster plus souvent sans y passer sa vie), à la maison (bye-bye corvées).

– Des plannings feel good, car s’organiser, c’est faire entrer un maximum d’activités bien-être dans sa journée ! Prendre des moments pour se cocooner, planifier ses objectifs de vie, organiser ses soirées et ses sorties, créer son programme de sport, planifier ses repas…

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